Récolement des archives suite aux élections municipales de mars et juin 2020

À l’occasion des élections municipales 2020 et en vertu de l’Arrêté interministériel du 31 décembre 1926, portant règlement des archives communales, il convient donc de réaliser cette mission. La réélection du maire/président sortant ne dispense pas de cette obligation, dès lors qu’il y a changement dans l’équipe des élus.

• À quoi sert-il ?

L’objectif premier du récolement est d’ordre juridique. Il s’agit de formaliser le transfert de responsabilité des archives entre l’ancien maire ou président d’EPCI et son successeur. Le maire/président est en effet responsable au civil et pénal de l’intégrité des archives.

Cet aspect strictement juridique s’accompagne de considérations patrimoniales, dans le sens où le récolement est l’un des outils permettant de faire le point, à intervalle régulier, sur l’étendue des archives conservées, sur leur état de conservation et sur leur localisation. En ce sens, un récolement bien exécuté permet de connaître, salle par salle, le contenu du fonds d’archives. À ce titre, il facilite les recherches. Sur cette base les Archives départementales peuvent également préconiser des éliminations règlementaires et proposer un accompagnement spécifique des collectivités.

• Que contient-il ?

Le procès-verbal de récolement se compose de deux pièces :

- le procès-verbal de décharge des archives ;

- Un récolement général qui comprend un recensement des locaux contenant les archives et un état sommaire des archives.

• A-t’il besoin d'être précis ?

Plus le récolement est précis, plus il est efficace et facile d’utilisation. La liste générale des archives peut se contenter d’énoncer de grands ensembles. En revanche, la liste des collections fondamentales doit être précise (registres de délibérations, d’arrêtés du maire et d’état civil).

• Comment le remplir ?

Le formulaire peut être rempli par ordinateur mais devra faire l’objet d’un tirage papier sur lequel seront apposées les signatures des maires/présidents sortants et entrants. Il doit être édité en 3 exemplaires. Un sera envoyé aux Archives départementales par courrier, les deux autres reviendront à l’élu sortant et aux archives de la collectivité.

Dans le cas où le remplissage du formulaire par ordinateur ne fonctionnerait pas, il est tout à fait possible d’imprimer le récolement, de le remplir à la main avant de le faire parvenir aux Archives départementales par courrier.